ДОВІДКА (з колегії) про упорядкування документів Національного архівного фонду в установах, організаціях, підприємствах району

ДОВІДКА

про упорядкування документів Національного архівного фонду в установах, організаціях, підприємствах району

Відповідно статті 4 Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», Національний архівний фонд (НАФ) – сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації.

НАФ – України є складовою частиною вітчизняної і світової культурної спадщини та інформаційних ресурсів суспільства, перебуває під охороною держави і призначений для задоволення інформаційних потреб суспільства і держави, реалізації прав та законних інтересів кожної людини.

НАФ формується з архівних документів органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, також документів громадян і їх об’єднань.

Документи вносяться до Національного архівного фонду впорядкованими за рахунок власника відповідно до вимог, встановлених центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства (Державний комітет архівів України).

На 01.11.07 джерелом комплектування НАФ у Баштанському районі є 34 установи, організації, підприємства. Це міська та сільські ради, районна рада, райдержадміністрація та її структурні підрозділи - управління фінансів, агропромислового розвитку, економіки, відділи освіти, культури і туризму, ЗАСТ «Зоря Інгулу», Держлісгосп, районний відділ статистики та інші.

Відповідно до плану роботи архівного відділу райдержадміністрації за 10 місяців поточного року упорядковано документи Баштанської районної ради за 2003-2006 роки, міської ради – 2002-2006 роки, Привільненської сільської ради 1994-2006 роки, Лоцкинської сільської ради – 2004 – 2006 роки, Інгульської сільської ради – 1999- 2005 роки, Явкинської сільської ради – 1990-2001 роки, ВАТ «Баштанська рай сільгоспхімія» - 1999 – 2006 роки, Баштанське управління експлуатації газового господарства – 1999 – 2006 роки. Усього упорядковано 1386 справ постійного зберігання та з особового складу.

На сьогодні проводиться упорядкування документів фінансового управління райдержадміністрації за 1998-2006 роки, районної державної адміністрації за 2000-2006 роки (документи фінансово-господарського відділу), ЗАСТ «Зоря Інгулу» за 2005-2006 роки.

Заплановано у ІІ-й декаді листопада 2007 року розпочати упорядкування документів відділу освіти райдержадміністрації за 2000-2006 роки.

Статтею 35 Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи упорядкування, науково-технічне опрацювання документів віднесено до платних послуг архівних установ. Роботи виконуються на договірних засадах з оплатою відповідно до цін і тарифів, затверджених згідно із законодавством.

Не своєчасне упорядкування документів приводить до втрати документів, пошкодження їх. У ході упорядкування документів у минулі роки виявлено часткову нестачу документів у Ленінській, Новопавлівській, Явкинській, Старогороженській сільських радах за 1990-1994 роки, Доброкриничанській сільській раді за 1994- 2002 роки.

Причини нестачі документів – не проведено передачу документів при зміні відповідальних осіб (секретарів) сільрад, несвоєчасне упорядкування документів. Не упорядковані документи Плющівської сільської ради за 1998-2004 роки, Кашперо-Миколаївської сільської ради за 1998 – 2004 роки, Добренської сільської ради – 1998 -2004 роки, Новоолександрівської – 1990 – 2004 роки.

Причина: відсутність коштів.

На сьогодні документи, що віднесено до Національного архівного фонду сільськогосподарських підприємств з колективною формою власністю (колгоспів, КСП) повністю упорядковані по 2000 рік, документи ліквідованих сільгосптовариств прийнято на державне зберігання.

На 01.10.07 у архівному відділі зберігаються документи НАФ 89 фондів, із них 44 фонди-документи колгоспів, радгоспів району.

Поповнення фондів документами НАФ не можливе без правильної організації ведення діловодства та архівної справи. 33 установи, підприємства, організації – документи, яких є джерелом комплектування Національного архівного фонду мають відомчі архівні або архівні підрозділи для зберігання документів. Розроблено та затверджено нормативно-правові документи, що регулюють їх діяльність.

Не вирішено питання створення відомчого архіву у комунальному підприємстві «Добробут». Архівним відділом райдержадміністрації керівнику підприємства 30.08.07 надано роз’яснення з питань ведення діловодства та архівної справи, надано перелік питань, які необхідно опрацювати, спеціалістами міської ради надано зразки нормативно-правових документів з цього питання.

Керівництвом КП «Добробут» станом на 25.10.07 дане питання не вирішено і не узгоджено із архівним відділом райдержадміністрації, виконкомом міської ради.

При плануванні роботи відділу на 2008 рік передбачається упорядкування документів:

- Новоолександрівської, Кашперо-Миколаївської, Плющівської сільських рад;

- Держлісгоспу;

- Філії «Баштанський райавтодор»;

- Територіальної виборчої комісії №129 (позачергові вибори народних депутатів України).

• Засідання колегії райдержадміністрації
• ДОВІДКА (з колегії) ПРО СОЦІАЛЬНО-ЕКОНОМІЧНИЙ РОЗВИТОК РАЙОНУ ЗА ПІДСУМКАМИ 9 МІСЯЦІВ 2007 РОКУ
• ДОВІДКА (з колегії) про виконання районного та місцевих бюджетів Баштанського району за 9 місяців 2007 року
• ДОВІДКА (з колегії) про хід підготовки до роботи в осінньо-зимовий період закладів охорони здоров’я, освіти та культури