– З 5 лютого 2021 року штат нараховує 9 працівників. Троє з них – у м. Баштанка, по двоє працюють у смт Березнегувате й Казанка і по одному працівнику – у містах Новий Буг і Снігурівка.
Це – начальник архівного відділу Людмила Чорна, головний спеціаліст Олена Сапа, провідний спеціаліст – головний бухгалтер Іванна Гонта (Баштанка), Марина Грицюк, Ольга Маленяк (Березнегувате), Алла Пашкова, Людмила Шаповалова (Казанка), Світлана Бортник (Новий Буг), Наталія Деркач (Снігурівка). Усі архівісти мають значний досвід роботи в архівній галузі.
– Якими функціями та повноваженнями наділені працівники архівного відділу?
– Реалізація державної політики в галузі архівної справи – головна функція відділу, зак-ріплена Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».
Безперечно, адміністративно-управлінськими функціями, у тому числі ми ведемо кадрову роботу, фінансово-бухгалтерський облік та всю іншу роботу, що покладена на архівну установу відповідно до Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Основних правил роботи архівів України, інших нормативно-правових документів держави.
Опубліковано у "Голосі Баштанщини" №49 від 11 грудня 2021 року. Запрошуємо вас передплатити "Голос Баштанщини"!
Варто прочитати статтю про Об’єднаний трудовий архів міської й сільських рад Баштанського району
– Як вплинув процес децентралізації та зміни адміністративно-територіального устрою на роботу архівного відділу Баштанської РДА?
– Відбулися зміни у структурі та штатній чисельності. Припинили юридичну особу архівні відділи колишніх Березнегуватської, Казанківської, Снігурівської райдержадміністрацій, архівний сектор Новобузької РДА. На їх базі створені сектори роботи з юридичними та фізичними особами без статусу юридичної особи, які є структурними підрозділами архівного відділу Баштанської РДА зі значною частиною функцій та повноважень, які вони виконували до реорганізації, а саме: надання методичної та практичної роботи з профільних питань, контроль за станом ведення діловодства та архівної справи в установах, підприємствах, організаціях, незалежно від форм власності, в межах територіальних громад колишніх районів, комплектування архіву документами Національного архівного фонду України (НАФ), використання відомостей, що містяться у цих документах для задоволення потреб фізичних і юридичних осіб.
– Чи вплинула адміністративно-територіальна реформа на доступність використання інформації, що міститься в архівних документах?
– Я вдячна голові РДА Владиславу Дмитріву, що при розробленні структури відділу та її затвердженні була врахована моя думка щодо створення двох секторів роботи з юридичними і фізичними особами. Завідувачі секторів смт Березнегувате і Казанка та спеціалісти цих секторів у містах Новий Буг і Снігурівка наділені повноваженнями засвідчувати особистим підписом та печаткою сектору архівні довідки, копії, витяги. Отже, громадянину для отримання необхідного документу достатньо звернутися у колишній архівний відділ ліквідованого району.
Прийом громадян, виконання запитів юридичних і фізичних осіб, прийом документів на державне зберігання, надання методичної і практичної допомоги відповідальним за ведення діловодства і архівної справи, науково-технічне опрацювання документів намагаємося забезпечити у повному обсязі, незважаючи на велику завантаженість кожного працівника.
З метою покращення надання архівних послуг у практиці використовуємо електронні звернення й запити. Тож не обов’язково до архівного відділу звертатися особисто. Достатньо направити на електронну пошту(bashtanka_arhiv@ukr.net) сканкопію заяви (запиту) та документу, який засвідчує фізичну особу. Юридичній особі достатньо відправити лише запит. Підготовлену сканкопію запитуваних документів ми відправляємо заявнику на особисту електронну пошту, а оригінал – поштовим відправленням.
Створення об’єднаних органів місцевого самоврядування – укрупнення міських, селищних, сільських рад передбачає припинення юридичної особи рад, що приєдналися. Враховуючи, що їх документи є джерелом НАФ України, вони підлягають негайній передачі на державне зберігання. Теж стосується і розформованих райдержадміністрацій та їх структурних підрозділів.
– У багатьох людей архів асоціюється з приміщенням, у якому зберігаються кіпи паперів, що роками нерухомо лежать на полицях, а робота архіваріуса вбачається нудною і не цікавою, розкажіть як насправді?
– Це невірне уявлення, бо архів нагадує радше живий організм, що працює як годинник. Налагоджена чітка робота з формування та збереження фондів. Завдяки скрупульозній роботі наявні правильно складені, сформовані відповідно до нормативів, вчасно передані на державне зберігання документи. Постійно надається методична та практична допомога з організації діловодства працівникам архівів у 12 територіальних громадах району. Нами підготовлені та надані для ТГ електронні бібліотечки, що містять нормативно-правові документи, методичні рекомендації, зразки номенклатур справ міської, селищної, сільської рад, їх структурних підрозділів зі статусом юридичної особи.
Найбільш зрозумілим для пересічних громадян є такий вид роботи архіву, як підготовка та отримання архівних довідок, витягів, копій документів.
– Як часто юридичні чи фізичні особи звертаються до архіву?
– Тільки за 11 місяців 2021 року працівниками архіву на 1189 запитів, заяв фізичних і юридичних осіб підготовлені та видані 1412 архівних довідок, витягів і копій. Прийнято 945 громадян, надані консультації та роз’яснення щодо процедури отримання архівних документів, місця зберігання документів, що не надійшли до архіву, прийняті заяви на отримання архівних документів.
Значний відсоток звернень юридичних і фізичних осіб становлять заяви, запити про підтвердження майнових прав – власності на земельну ділянку (пай), забудову, підтвердження державної, комунальної власності тощо.
Аналізуючи показники роботи за минулі роки, ми бачимо, що використання інформації, яка міститься в архівних документах, збільшилася майже вдвічі.
– Скільки часу вимагає виконання того чи іншого запиту?
– Це залежить від характеру запиту. Але, звичайно, що виконання будь-якого запиту потребує часу та конкретної інформації – номер розпорядчого документу, протоколу колегіального органу, дату його прийняття. Це все дозволяє зменшити термін підготовки. На даний час ми маємо велику кількість запитів, що потребують значного проміжку часу для їх підготовки, бо в них недостатньо відомостей для швидкого виконання.
– Яка кількість справ надійшла на зберігання до районного архівного відділу у 2021 році?
– За 11 місяців 2021 року до архівного відділу та його секторів надійшло на зберігання 1948 справ. Прийняті для здійснення робіт з науково-технічного опрацювання документи постійного зберігання та з кадрових питань 28 державних установ, що припинили юридичну особу шляхом приєднання до Баштанської РДА, 16 сільських рад, що приєдналися до утворених ТГ. Упорядковано та описано 2427 справ постійного зберігання управлінської документації, 3747 – з кадрових питань (особового складу).
У державних архівних установах Баштанського району зберігаються документи 406 установ, підприємств, організацій джерел комплектування НАФ України, 48784 справ датованих 1927-2021 роками. Це документи органів державної влади, місцевого самоврядування, колгоспів, радгоспів, установ, підприємств, організацій, які діяли на територіях районів.
До документів громадських організацій віднесені справи окружних виборчих комісій з виборів Президента України, народних депутатів України, вибори до місцевих рад, які теж зберігаються у державних архівах.
– Чи виникали проблеми у роботі архівного відділу Баштанської РДА у процесі децентралізації?
– Однозначно відповісти неможливо. Ми, мабуть, єдиний відділ у структурі Баштанської РДА у якого не змінилися функції і повноваження. Залишилась мережа установ, документи для використання, надання послуг на місцях.
Державні архівні установи у Березнегуватому, Казанці, Новому Бузі працюють у тих же приміщеннях що і раніше, у Снігурівці вже вирішене питання переселення з нового року в іншу адмінбудівлю. Вдячна міським, селищним головам за підтримку і допомогу у вирішенні цього питання. Сьогодні триває процес документального формування правових відносин.
Є порозуміння з виконавчими органами місцевого самоврядування у врегулюванні питання ведення діловодства та архівної справи.
Співпрацюємо як з питань діловодства, так і передачі на державне зберігання документів постійного зберігання ліквідованих сільських рад.
На контролі тримаємо процес припинення юридичної особи сільських виборчих комісій з місцевих виборів у громадах, які приєдналися. Документи про їх роботу прийняті на зберігання.
Розпочата робота з прийому на державне зберігання, у зв’язку зі зміною терміну зберігання, погосподарських книг населених пунктів районів за 1944-1946 роки.
Для співпраці, роз’яснення архівних норм і вимог у кожній архівній установі розмістили консультативно-правові куточки. Працівники надають консультації на особистих прийомах, у телефонному режимі, проводять семінари, навчання безпосередньо в установах, організаціях. Є інформація у розділі «Архівна справа» на офіційному сайті Баштанської РДА.
Хотілось би працювати краще, швидше, однак штатна чисельність працівників у процесі реорганізації скорочена на дві одиниці, а об’єм роботи, як я уже зазначала, збільшився в рази. Тому і зменшилась можливість: надавати практичну допомогу на місцях в установах, організаціях; розробки номенклатур справ, інших документів з питань ведення діловодства і архівної справи; співпраці з юридичними особами, документи яких не віднесено до Національного архівного фонду.
Маємо надію, що впораємося з проблемами та вимогами сьогодення успішно. Попереду нові завдання, нові напрямки діяльності, ми готові до їх втілення в практику роботи.
– Людмило Олександрівно, щоб Ви хотіли побажати колегам напередодні професійного свята?
– Хочу зазначити, що мережу архівних установ в районі складає не тільки архівний відділ райдержадміністрації, а це комунальні установи міських, селищних рад, що зберігають документи тривалого терміну зберігання – Трудові архіви. Цей рік став для них також роком випробування, адже в стислі терміни треба було прийняти, облікувати, забезпечити використання документів з кадрових питань ліквідованих райдержадміністрацій, їх структурних підрозділів, органів місцевого самоврядування. Зрозуміло, що опрацювати такий об’єм документів за короткий проміжок часу і з мінімальним штатом (1-2 штатні одиниці архівістів), здійснювати прийом громадян, готувати архівні довідки для забезпечення державних соціальних гарантій, вимагало високого професіоналізму, витримки і ми всі з цим впорались.
Тож бажаю всім архівістам, відповідальним особам за ведення діловодства і архівної справи в установах, організаціях, на підприємствах району міцного здоров’я, удачі, достатку, сімейного затишку і добробуту, підтримки рідних і близьких людей. Нехай у наступному році здійсняться найголовніші наші бажання – закінчиться військове лихоліття, прийде довгоочікуваний мир, зникне страшна загроза здоров’ю і життю людей.
